1. Εισαγωγή

Στην Filesbuddy είμαστε αφοσιωμένοι στην προστασία της ιδιωτικότητάς σας και στην εξασφάλιση της ασφάλειας των προσωπικών σας πληροφοριών και εγγράφων. Αυτή η Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε, αποκαλύπτουμε και προστατεύουμε τις πληροφορίες σας όταν χρησιμοποιείτε τα εργαλεία και τις υπηρεσίες PDF μας. Αυτή η πολιτική συντάχθηκε σε συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) και την ολλανδική νομοθεσία περί ιδιωτικότητας.

2. Υπεύθυνος Επεξεργασίας

MMR Solutions B.V. είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων. Για ερωτήσεις σχετικά με αυτήν την πολιτική απορρήτου ή την επεξεργασία των δεδομένων σας, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω της σελίδας επικοινωνίας μας ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3. Πληροφορίες που συλλέγουμε

Συλλέγουμε διάφορους τύπους πληροφοριών όταν χρησιμοποιείτε τις υπηρεσίες μας:

Πληροφορίες λογαριασμού: όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνθηματικό (κατακερματισμένο) και ρυθμίσεις προτίμησης.
Πληροφορίες χρήσης: αρχεία καταγραφής, διεύθυνση IP, τύπος προγράμματος περιήγησης, πληροφορίες συσκευής και οι επισκεφθείσες σελίδες.
Αρχεία: τα έγγραφα που ανεβάζετε για επεξεργασία και τα παραγόμενα αποτελέσματα.
Πληροφορίες πληρωμών: ιστορικό συναλλαγών και στοιχεία τιμολόγησης (δεν αποθηκεύουμε πλήρη στοιχεία πιστωτικής κάρτας).
Επικοινωνίες: μηνύματα που μας στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή φορμών επικοινωνίας.
Πληροφορίες από τρίτους: δεδομένα από κοινωνικά δίκτυα εάν συνδεθείτε μέσω εξωτερικής πλατφόρμας.

4. Νομική βάση για την επεξεργασία δεδομένων

Επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα με βάση τις ακόλουθες νομικές βάσεις σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR):

Εκτέλεση της σύμβασης: για να μπορέσουμε να παρέχουμε τις υπηρεσίες μας σε εσάς.
Νομική υποχρέωση: για τη συμμόρφωση με φορολογική και διοικητική νομοθεσία.
Νομιμοποιημένο συμφέρον: για τη βελτίωση, την ασφάλιση και την πρόληψη απάτης στις υπηρεσίες μας.
Συναίνεση: για την αποστολή ενημερωτικών δελτίων ή την τοποθέτηση παρακολούθησης cookies (μπορείτε να την ανακαλέσετε οποιαδήποτε στιγμή).

5. Επεξεργασία και αποθήκευση αρχείων

Τα αρχεία που ανεβάζετε χειρίζονται με μέγιστη φροντίδα σύμφωνα με αυστηρά πρωτόκολλα ασφάλειας:

Τα αρχεία αποστέλλονται κρυπτογραφημένα (TLS/SSL) και αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα (AES-256).
Δεν διαβάζουμε, δεν σαρώνομε ούτε αναλύουμε το περιεχόμενο των αρχείων σας χειροκίνητα, εκτός αν είναι απολύτως απαραίτητο για την τεχνική επίλυση προβλημάτων.
Διατηρείτε πλήρη ιδιοκτησία και πνευματικά δικαιώματα των αρχείων σας ανά πάσα στιγμή.
Η επεξεργασία γίνεται σε ασφαλείς διακομιστές εντός της ΕΕ.

6. Σκοποί επεξεργασίας δεδομένων

Χρησιμοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα για τους ακόλουθους σκοπούς:

Για να παρέχουμε και να συντηρούμε τα εργαλεία και τις υπηρεσίες PDF μας.
Για τη διαχείριση του λογαριασμού σας και την επεξεργασία τιμολογίων.
Για επικοινωνία σχετικά με ενημερώσεις, ειδοποιήσεις ασφαλείας και συντήρηση συστήματος.
Για την ανίχνευση και πρόληψη απάτης, κατάχρησης και συμβάντων ασφάλειας.
Για την ανάλυση της απόδοσης της ιστοσελίδας μας και τη βελτίωση της εμπειρίας χρήστη.
Για τη συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις.

7. Διάρκειες διατήρησης

Διατηρούμε τα προσωπικά σας δεδομένα μόνο για όσο διάστημα είναι απαραίτητο για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν:

Στοιχεία λογαριασμού: όσο ο λογαριασμός σας παραμένει ενεργός.
Αρχεία: προσωρινά για τη διάρκεια της επεξεργασίας, στη συνέχεια διαγράφονται αυτόματα (μέγιστο 24 ώρες).
Στοιχεία τιμολόγησης: 7 χρόνια, όπως απαιτείται από τη Belastingdienst (Ολλανδική φορολογική αρχή).
Αρχεία καταγραφής και αναλύσεις: έως 12 μήνες σε ανωνυμοποιημένη μορφή.
Αντίγραφα ασφαλείας: μπορούν να διατηρηθούν έως 30 ημέρες στα συστήματα ανάκτησης καταστροφών μας.

8. Ασφάλεια δεδομένων

Εφαρμόζουμε εκτεταμένα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων σας:

Χρήση ισχυρής κρυπτογράφησης για δεδομένα κατά τη μεταφορά και σε κατάσταση αποθήκευσης.
Τακτικοί έλεγχοι ασφαλείας και δοκιμές διείσδυσης.
Διαχείριση πρόσβασης βάσει της αρχής 'need-to-know'.
Χρήση ασφαλών κέντρων δεδομένων με φυσικό έλεγχο πρόσβασης.
Συνεχής παρακολούθηση της υποδομής μας για ύποπτες δραστηριότητες.

9. Κοινοποίηση δεδομένων σε τρίτους

Κοινοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα μόνο στις ακόλουθες περιπτώσεις:

Με παρόχους υπηρεσιών που μας βοηθούν να παρέχουμε την υπηρεσία (π.χ. φιλοξενία, επεξεργασία πληρωμών Stripe, αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).
Για τη συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις ή δικαστικές εντολές.
Για την προστασία των δικαιωμάτων, της ιδιοκτησίας ή της ασφάλειάς μας.
Σε περίπτωση συγχώνευσης, εξαγοράς ή πώλησης περιουσιακών στοιχείων.

Δεν πουλάμε ποτέ τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτους για διαφημιστικούς ή άλλους εμπορικούς σκοπούς.

10. Διεθνείς μεταφορές δεδομένων

Τα προσωπικά σας δεδομένα υποβάλλονται κυρίως σε επεξεργασία και αποθηκεύονται εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Σε περίπτωση που χρειαστεί να μεταφέρουμε δεδομένα σε χώρες εκτός του ΕΟΧ, λαμβάνουμε κατάλληλα μέτρα προστασίας:

Η χώρα διαθέτει απόφαση επάρκειας από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
Υπογράφουμε τυποποιημένους συμβατικούς όρους (SCC's) με τον παραλήπτη.
Έχουν ληφθεί πρόσθετα μέτρα ασφαλείας για να διασφαλιστεί η προστασία των δεδομένων σας.

11. Cookies και τεχνολογίες εντοπισμού

Χρησιμοποιούμε cookies και παρόμοιες τεχνολογίες εντοπισμού για τους ακόλουθους σκοπούς:

Απαραίτητα cookies: απαραίτητα για τη λειτουργία του ιστότοπου (π.χ. σύνδεση).
Λειτουργικά cookies: για να θυμούνται τις προτιμήσεις σας (π.χ. ρυθμίσεις γλώσσας).
Αναλυτικά cookies: για τη μέτρηση και βελτίωση της χρήσης του ιστότοπου.
Διαφημιστικά cookies: για την εμφάνιση σχετικών διαφημίσεων (μόνο με τη συγκατάθεσή σας).

Μπορείτε να διαχειριστείτε τις προτιμήσεις σας για τα cookies μέσω των ρυθμίσεων του περιηγητή σας. Λάβετε υπόψη ότι η απενεργοποίηση ορισμένων cookies ενδέχεται να επηρεάσει τη λειτουργικότητα των υπηρεσιών μας.

12. Τα δικαιώματά σας σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ

Σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ), έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα:

Δικαίωμα πρόσβασης: μπορείτε να ζητήσετε ένα αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων που έχουμε για εσάς.
Δικαίωμα διόρθωσης: μπορείτε να διορθώσετε εσφαλμένα δεδομένα.
Δικαίωμα διαγραφής ('δικαίωμα στη λήθη'): μπορείτε να ζητήσετε τη διαγραφή των δεδομένων σας.
Δικαίωμα περιορισμού: μπορείτε να ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων σας.
Δικαίωμα φορητότητας: μπορείτε να λάβετε τα δεδομένα σας σε δομημένη μορφή.
Δικαίωμα εναντίωσης: μπορείτε να αντιταχθείτε στην επεξεργασία βάσει δικαιολογημένου συμφέροντος.

Για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω της σελίδας επικοινωνίας μας. Θα απαντήσουμε στο αίτημά σας εντός 30 ημερών. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να σας ζητήσουμε να επαληθεύσετε την ταυτότητά σας πριν επεξεργαστούμε το αίτημά σας.

13. Δεδομένα ανηλίκων

Οι υπηρεσίες μας δεν προορίζονται για άτομα κάτω των 16 ετών. Δεν συλλέγουμε σκόπιμα προσωπικά δεδομένα παιδιών κάτω των 16 ετών χωρίς τη συγκατάθεση των γονέων ή του κηδεμόνα. Εάν διαπιστώσουμε ότι έχουμε συλλέξει κατά λάθος δεδομένα παιδιού κάτω των 16 ετών χωρίς συγκατάθεση, θα διαγράψουμε άμεσα αυτά τα δεδομένα.

14. Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων και προφίλινγκ

Δεν χρησιμοποιούμε αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων ή προφίλινγκ που έχει σημαντικές συνέπειες για εσάς χωρίς τη ρητή σας συγκατάθεση. Οποιαδήποτε αυτοματοποιημένη διαδικασία χρησιμοποιούμε (όπως ανίχνευση απάτης) έχει σκοπό τη βελτίωση και την ασφάλεια των υπηρεσιών μας και δεν έχει σημαντικές συνέπειες για τα δικαιώματά σας ή τις ελευθερίες σας.

15. Παραβιάσεις δεδομένων

Σε απίθανο ενδεχόμενο παραβίασης δεδομένων όπου τα προσωπικά σας δεδομένα ενδέχεται να έχουν εκτεθεί, θα:

Ενημέρωση της αρμόδιας εποπτικής αρχής (Autoriteit Persoonsgegevens) εντός 72 ωρών, εκτός αν το περιστατικό πιθανότατα δεν συνεπάγεται κίνδυνο.
Άμεση ενημέρωσή σας εάν υπάρχει υψηλός κίνδυνος για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες σας.
Λήψη άμεσων μέτρων για να κλείσει το κενό ασφαλείας και να περιοριστεί η ζημία.
Διεξαγωγή πλήρους έρευνας για να εντοπιστεί η αιτία και λήψη μέτρων για την αποφυγή επανάληψης.

16. Εποπτική αρχή

Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με τον τρόπο που επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Autoriteit Persoonsgegevens (AP), την ολλανδική εποπτική αρχή για την προστασία δεδομένων. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με την AP μέσω της ιστοσελίδας της (autoriteitpersoonsgegevens.nl) ή τηλεφωνικά.

17. Αλλαγές σε αυτήν την πολιτική απορρήτου

Μπορούμε να ενημερώνουμε την Πολιτική Απορρήτου μας από καιρό σε καιρό για να αντικατοπτρίζει αλλαγές στις πρακτικές, τις τεχνολογίες ή τις νομικές απαιτήσεις μας. Θα σας ειδοποιήσουμε για ουσιώδεις αλλαγές μέσω:

Αποστολή email στους εγγεγραμμένους χρήστες.
Τοποθέτηση σαφούς ειδοποίησης στην αρχική μας σελίδα.
Ενημέρωση της ημερομηνίας «Τελευταία ενημέρωση».

Σας συνιστούμε να συμβουλεύεστε τακτικά αυτήν την Πολιτική Απορρήτου για να ενημερώνεστε σχετικά με τον τρόπο που προστατεύουμε τα δεδομένα σας.

18. Επικοινωνία και ερωτήσεις

Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με αυτήν την Πολιτική Απορρήτου, τα δικαιώματά σας βάσει του ΓΚΠΔ, ή εάν θέλετε να υποβάλετε ένα αίτημα για την άσκηση των δικαιωμάτων σας, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας:

Μέσω e-mail: [email protected]
Μέσω της φόρμας επικοινωνίας στον ιστότοπο.
Δια ταχυδρομείου: MMR Solutions B.V., Prins Hendrikkade 21 E, 1012TL, Amsterdam, Κάτω Χώρες.

Καταβάλουμε κάθε προσπάθεια να απαντήσουμε σε όλα τα αιτήματα και ερωτήματα εντός 30 ημερών.