1. Wprowadzenie

Firma Filesbuddy zobowiązuje się do ochrony Państwa prywatności oraz zapewnienia bezpieczeństwa Państwa danych osobowych i dokumentów. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób zbieramy, wykorzystujemy, ujawniamy i chronimy Państwa informacje podczas korzystania z naszych narzędzi i usług PDF. Polityka ta została opracowana zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) oraz holenderskim prawem o ochronie prywatności.

2. Administrator danych

MMR Solutions B.V. jest administratorem danych osobowych w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych. W przypadku pytań dotyczących niniejszej polityki prywatności lub przetwarzania Państwa danych prosimy o kontakt za pośrednictwem naszej strony kontaktowej lub e-mailem.

3. Informacje, które zbieramy

Zbieramy różne rodzaje informacji, gdy korzystasz z naszych usług:

Informacje o koncie: nazwa, adres e-mail, hasło (przechowywane jako skrót) oraz ustawienia preferencji.
Informacje o użytkowaniu: pliki dzienników, adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu oraz odwiedzone strony.
Pliki: dokumenty, które przesyłają Państwo do przetworzenia, oraz wygenerowane wyniki.
Informacje o płatnościach: historia transakcji i dane faktury (nie przechowujemy pełnych danych kart kredytowych).
Komunikacja: wiadomości, które przesyłają Państwo do nas e-mailem lub przez formularze kontaktowe.
Informacje od podmiotów trzecich: dane z mediów społecznościowych, jeśli logują się Państwo za pomocą zewnętrznej platformy.

4. Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie następujących podstaw prawnych zgodnie z RODO:

Wykonanie umowy: aby móc świadczyć Państwu nasze usługi.
Obowiązek prawny: aby wypełnić przepisy podatkowe i administracyjne.
Uzasadniony interes: w celu ulepszania naszych usług, ich zabezpieczania i zapobiegania oszustwom.
Zgoda: na wysyłanie newsletterów lub umieszczanie plików cookie śledzących (można ją w każdej chwili cofnąć).

5. Przetwarzanie i przechowywanie plików

Przesłane przez Państwa pliki są traktowane z najwyższą starannością zgodnie z rygorystycznymi protokołami bezpieczeństwa:

Pliki są przesyłane zaszyfrowane (TLS/SSL) i przechowywane zaszyfrowane (AES-256).
Nie czytamy, nie skanujemy ani nie analizujemy ręcznie zawartości Państwa plików, chyba że jest to ściśle konieczne do rozwiązywania problemów technicznych.
Zachowujesz pełne prawo własności oraz prawa autorskie do swoich plików przez cały czas.
Przetwarzanie odbywa się na bezpiecznych serwerach w UE.

6. Cele przetwarzania danych

Wykorzystujemy Państwa dane osobowe w następujących celach:

Aby dostarczać i utrzymywać nasze narzędzia PDF oraz usługi dla Państwa.
Aby zarządzać Państwa kontem i przetwarzać faktury.
Aby komunikować się w sprawie aktualizacji, powiadomień o bezpieczeństwie i prac konserwacyjnych systemu.
Aby wykrywać i zapobiegać oszustwom, nadużyciom i incydentom bezpieczeństwa.
Aby analizować wydajność naszej strony internetowej i poprawiać doświadczenie użytkownika.
Aby spełniać obowiązki prawne.

7. Okresy przechowywania

Przechowujemy Państwa dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane:

Dane konta: tak długo, jak konto jest aktywne.
Pliki: tymczasowo na czas przetwarzania, następnie automatycznie usuwane (maksymalnie 24 godziny).
Dane faktury: 7 lat, zgodnie z wymaganiami Belastingdienst (holenderskiego urzędu skarbowego).
Logi i analityka: maksymalnie 12 miesięcy w formie zanonimizowanej.
Kopie zapasowe: mogą być przechowywane do 30 dni w naszych systemach odzyskiwania awaryjnego.

8. Ochrona danych

Wdrożyliśmy kompleksowe środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Państwa danych:

Stosowanie silnego szyfrowania dla danych przesyłanych i przechowywanych.
Regularne audyty bezpieczeństwa i testy penetracyjne.
Zarządzanie dostępem w oparciu o zasadę 'need-to-know' (konieczności dostępu).
Korzystanie z zabezpieczonych centrów danych z kontrolą fizycznego dostępu.
Ciągły monitoring naszej infrastruktury w celu wykrywania podejrzanej aktywności.

9. Udostępnianie danych stronom trzecim

Udostępniamy Państwa dane osobowe tylko w następujących przypadkach:

Z podmiotami świadczącymi usługi wspierające dostarczanie usługi (np. hosting, obsługa płatności — Stripe, wysyłka e-maili).
Aby spełnić obowiązki prawne lub na mocy nakazów sądowych.
Aby chronić nasze prawa, własność lub bezpieczeństwo.
W przypadku fuzji, przejęcia lub sprzedaży aktywów.

Nigdy nie sprzedajemy Twoich danych osobowych osobom trzecim w celach marketingowych ani w innych celach komercyjnych.

10. Międzynarodowe transfery danych

Twoje dane osobowe są głównie przetwarzane i przechowywane w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). W przypadku konieczności przekazania danych do krajów poza EOG zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia:

Kraj posiada decyzję o adekwatności Komisji Europejskiej.
Zawieramy standardowe klauzule umowne (SCC) z odbiorcą.
Wdrożono dodatkowe środki bezpieczeństwa, aby zapewnić ochronę Państwa danych.

11. Pliki cookie i technologie śledzące

Używamy plików cookie i podobnych technologii śledzenia w następujących celach:

Pliki cookie niezbędne: konieczne do działania witryny (np. logowanie).
Pliki cookie funkcjonalne: do zapamiętywania Państwa preferencji (np. ustawienie języka).
Pliki cookie analityczne: służą do mierzenia i ulepszania korzystania z witryny.
Pliki cookie marketingowe: do wyświetlania odpowiednich reklam (tylko za Państwa zgodą).

Możesz zarządzać preferencjami dotyczącymi plików cookie za pomocą ustawień przeglądarki. Pamiętaj, że wyłączenie niektórych plików cookie może wpłynąć na funkcjonalność naszych usług.

12. Twoje prawa wynikające z RODO

Na mocy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) przysługują Ci następujące prawa:

Prawo do dostępu: mogą Państwo zażądać kopii danych osobowych, które o Państwie posiadamy.
Prawo do sprostowania: mogą Państwo żądać poprawienia nieprawidłowych danych.
Prawo do usunięcia ('prawo do bycia zapomnianym'): mogą Państwo zażądać usunięcia Państwa danych.
Prawo do ograniczenia: mogą Państwo zażądać ograniczenia przetwarzania danych.
Prawo do przenoszenia danych: mogą Państwo zażądać otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym formacie.
Prawo do sprzeciwu: mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie prawym.

Aby skorzystać ze swoich praw, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem naszej strony kontaktowej. Odpowiemy na Twoje żądanie w ciągu 30 dni. W niektórych przypadkach możemy poprosić Cię o potwierdzenie tożsamości, zanim będziemy mogli rozpatrzyć Twoje żądanie.

13. Dane osób niepełnoletnich

Nasze usługi nie są przeznaczone dla osób poniżej 16 roku życia. Nie zbieramy świadomie danych osobowych dzieci poniżej 16 roku życia bez zgody rodziców lub opiekuna. Jeśli odkryjemy, że przypadkowo zebraliśmy dane dziecka poniżej 16 roku życia bez zgody, niezwłocznie je usuniemy.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, które miałoby istotne skutki dla Ciebie bez Twojej wyraźnej zgody. Wszelkie procesy zautomatyzowane, których używamy (np. wykrywanie oszustw), mają na celu poprawę i zabezpieczenie naszych usług i nie mają istotnych konsekwencji dla Twoich praw lub wolności.

15. Naruszenia danych

W mało prawdopodobnym przypadku naruszenia danych, w wyniku którego Twoje dane osobowe mogły zostać naruszone, podejmiemy następujące działania:

Poinformować właściwy organ nadzoru (Autoriteit Persoonsgegevens) w ciągu 72 godzin, chyba że wyciek najprawdopodobniej nie stwarza ryzyka.
Niezwłocznie poinformować Państwa, jeśli istnieje wysokie ryzyko dla Państwa praw i wolności.
Podjąć natychmiastowe działania w celu usunięcia wycieku i ograniczenia szkód.
Przeprowadzić pełne dochodzenie w sprawie przyczyny i podjąć środki zapobiegające powtórzeniu się incydentu.

16. Organ nadzorczy

Jeśli nie jesteś zadowolony z tego, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe, masz prawo złożyć skargę do Autoriteit Persoonsgegevens (AP), holenderskiego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych. Możesz skontaktować się z AP za pośrednictwem ich strony internetowej (autoriteitpersoonsgegevens.nl) lub telefonicznie.

17. Zmiany w tej polityce prywatności

Możemy od czasu do czasu aktualizować naszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach, technologiach lub wymogach prawnych. Poinformujemy Cię o wszelkich istotnych zmianach poprzez:

Wysłanie e-maila do zarejestrowanych użytkowników.
Umieszczenie wyraźnego powiadomienia na naszej stronie głównej.
Zaktualizować datę 'Ostatnia aktualizacja'.

Zalecamy regularne sprawdzanie tej Polityki prywatności, aby być na bieżąco z informacjami o tym, jak chronimy Twoje dane.

18. Kontakt i pytania

Jeśli masz pytania dotyczące tej Polityki prywatności, swoich praw na mocy RODO, lub chcesz złożyć wniosek o wykonanie swoich praw, możesz się z nami skontaktować:

E-mail: [email protected]
Poprzez nasz formularz kontaktowy na stronie internetowej.
Pocztą: MMR Solutions B.V., Prins Hendrikkade 21 E, 1012TL, Amsterdam, Holandia.

Dokładamy starań, aby odpowiedzieć na wszystkie prośby i pytania w ciągu 30 dni.